Autorem odpovědí na redakční otázky k tématu Systémy pro komunikaci a spolupráci je Martin Panák, produktový manažer divize Microsoft Office

1. Obecně používaná definice sjednocených komunikací (Unified Communications, UC) zní: "Sjednocené komunikace jsou komunikace integrované za účelem optimalizace business procesů". Co si pod UC vlastně představit?

Sjednocená komunikace od společnosti Microsoft umožňuje sjednotit (integrovat) všechny komunikační kanály do jediného prostředí – jediného klienta. Uživatel si vybere osobu, se kterou potřebuje komunikovat, a poté zvolí optimální cestu komunikace. Může jít buď o instant messaging, volání přes Internet, mobilního operátora nebo pevnou linku. Případně uživatel může iniciovat nebo naplánovat audio a video konferenci nebo sdílet a společně pracovat s ostatními v dokumentech a tabulkách.
Microsoftu má v oblasti sjednocené komunikace konkurenční výhodu hned několika oblastech:

1. Propracovaná a přitom uživatelsky přívětivá klientská aplikace Microsoft Lync
2. Možnost přepínání mezi jednotlivými komunikačními kanály i v průběhu konverzace (pokud nestačí chat, mohu přidat audio nebo video, nasdílet plochu, dokument apod.)
3. Integrace s dalšími aplikacemi Office nebo aplikacemi zákazníka. Komunikace tak je dostupná v Outlooku, Wordu, Excelu, SharePointu nebo CRM systému apod.
4. Zahájení audio a video konferencí i s uživateli, kteří jsou mimo firemní infrastrukturu.

2. Sjednocené komunikace nejsou zřejmě jakýsi samostatný produkt, ale vždy spíše řešení. Co všechno takové řešení zahrnuje?

Základními stavebními kameny jsou pouze (!) 2 aplikační servery Microsoft Exchange a Microsoft Lync. Uživatelé používají klientské aplikace Lync nebo například aplikace Office na svém PC, ale také jejich verze ve stolních telefonech, mobilních telefonech nebo ve webových aplikacích Office.

Microsoft také vybudoval partnerský ekosystém a zákazníci tak mají na výběr z velkého portfolia telefonů, náhlavních souprav, vybavení audio a video konferenčních místností, ale také infrastrukturních gatewayí a aplikací třetích stran. Více informací je dostupných na www.microsoft.cz/lync.

3. Vzhledem k tomu, že sjednocení komunikací v organizaci je zlepšení spolupráce, závisí řešení na mnoha faktorech. Které to jsou především a jde vždy pouze o informační a komunikační technologie?

Toto je správná otázka, která jde na dřeň problému. Uživatelé budou komunikační nástroje používat pouze tehdy, pokud budou jednoduché na ovládání a dostupné v aplikaci. Právě tyto parametry splňuje Microsoft. Takže Vaší reakcí na příchozí email v Outlooku může být video konferenční schůzka, kterou vyvoláte na 1 kliknutí myši.

Sjednocenou komunikaci je možno zavádět po etapách a nechat tak uživatelům čas, ať si „zvyknou“ na nové funkce a poté možnosti navýšit. Zatímco uživatelé tak pracují s Microsoft Lync naprosto přirozeně a rychle si na něj zvykají, projektoví a IT manažeři mohou mít klidný spánek - migrace na nový systém tak probíhá plynule.

4. Na základě čeho organizace může vyhodnotit potřebu sjednocovat komunikace, jak projekt zahájit a co všechno by měla do řešení zahrnout?

Mnohdy o potřebě sjednocení komunikace rozhodují požadavky manažerů na efektivnější chod firmy nebo vysoké náklady na provoz stávající infrastruktury. Pokusím se vyjmenovat několik typických spouštěčů pro hledání řešení pro efektivnější komunikaci:

1. Vysoké nároky na správu množství roztříštěných komunikačních kanálů (IM, audio konference, video konference, VoIP, apod.)
2. Vysoké náklady, které sebou přináší rozšíření nebo nová telefonní ústředny
3. Nutnost řešit spolupráci lidí v různých lokalitách nebo s externími partnery
4. Licenční problémy vznikající s množstvím využívaných platforem

5.  Komunikační prostředí firem a organizací bývá historicky velmi heterogenní. Je lépe řešit sjednocené komunikace na komponentách jediného výrobce, a je to vůbec možné?

Ano, toto je možné. Výhoda Microsoftu je právě v tom, že umožňuje nasazení i v heterogenních sítích a na různých zařízeních. Navíc je možné jej propojit a integrovat s ostatní infrastrukturou (telefonní ústředny, video konferenční systémy, apod.). Není také nutné pořizovat proprietární hardware, který je obecně dražší.

6. Jaké nové UC produkty budou uvedeny na náš trh v následujících dvou letech? Které z nich favorizujete a čím jsou výjimečné?

Uplynulo pouze několik měsíců od uvedení technologie Microsoft Lync, která si získává stále větší ohlas a oblibu mezi zákazníky. Velkým mezníkem bylo také uvedení cloudové verze Microsoft Lync Online, který je součástí Office 365. Zákazník si tedy nemusí kupovat a provozovat svou infrastrukturu pro IM, prezenci a audio a video konference. Stačí kliknout na www.office365.cz a pronajmout si je.